Gestió del Temps: Els lladres de temps

Per millorar la gestió del temps, no hi han fórmules ni algoritmes que ens donin una solució màgica, però hi han moltes eines i sobre tot hàbits que ens permetran gestionar el NOSTRE TEMPS per aconseguir els objectius que ens hem proposat.

Sèneca ja afirmava que “el nostre temps, en part ens el roben i en part ens el treuen i el que queda el perdem sense adonar-nos-en. Per això una de les primeres línies de treball es identificar els lladres de temps, interns i externs, que ens permetin incorporar petits nous hàbits i aconseguir petits grans èxits que seran el combustible per afrontar un canvi d’hàbits.

En el post anterior: Quan el lladre del temps soc JO,comentava els punts més importants en els que nosaltres som els principals responsables de la pèrdua del nostre propi temps i en definitiva d’una menor eficàcia i eficiència.

Les interrupcions provoquen que el temps dedicat als treballs en curs sigui superior al que s’hauria necessitat si els haguéssim pogut fer d’una manera continuada. Aquest es el gran problema dels lladres de temps però a la vegada, si som realistes hem de considerar que hem de planificar els imprevistos i per descomptat aprendre a gestionar els diferents tipus de lladres per reduir el seu impacte i millorar en eficàcia i eficiència.

Els lladres de temps…..

 

1 – Telèfon

És una eina molt potent que hem de saber gestionar per aconseguir els nostres objectius, personals i corporatius,però sense ordre ni prioritat ens condueix cap a la mediocritat i ens allunya probablement del compliment de les nostres responsabilitats.

Amb el telèfon, hem de distingir el nostre rol com “Emissor” o “Receptor” i per cada un d’ells, suggereixo treballar els següents hàbits:

Emissor:

– Utilitzar els horaris més adients per cada interlocutor i la seva extensió personal

– Per la resta de casos, concentrar les trucades en uns períodes concrets de la jornada

– Limitar el número de persones que tinguin el nostre telèfon o extensió personal

Receptor:

– Disposar d’un filtre

– No acceptar trucades que no siguin de la nostra competència

– Protecció de temps sense trucades (temps vermell)

2 – Correu electrònic

Ha arribat un moment en que rebem molts més correus que no ens interessen i que en alguns casos no tenen cap relació amb el nostre treball, que els que estan relacionats amb la nostra responsabilitat.

La força de les xarxes socials, les alertes,els grups, etc. etc. fan que hàgim de reconsiderar i repensar la manera de gestionar el nostre correu seguint les pautes que detallo:

– Reduir la quantitat de mails enviats (quans menys n’enviem, menys en rebrem)

– No utilitzar el correu per situacions que requereixen un acord ràpid

– Millorar la qualitat (descriure l’assumpte de manera breu i clara)

– Agrupar els diferents comptes a la mateixa bústia d’entrada

– Limitar la suscripció a Xarxes, Plataformes i grups socials

– Neteja, ordre i arxiu

– No deixar oberta la pestanya del correu

– Desactivar la funció de finestres emergents

– Concentrar (2 o 3 vegades al dia) l’activitat de llegir i respondre correus

3 – Ordre, Neteja  i Arxiu

L’ordre i neteja son els eixos bàsics de la majoria de les tècniques implantades per la millora de la productivitat en les plantes industrials. Aquests mateixos conceptes son útils per qualsevol tipus de treball.

Un dels  millors exemples es el mètode de les 5S que va implantar Toyota en la dècada dels 60 per millorar els llocs de treball amb més organització, més ordre i més neteja de manera permanent.

Amb aquest mateix esperit, hem d’afrontar les febleses del nostre lloc de treball (la nostra pròpia responsabilitat) i les eines que ens facilita l’organització (extern) per guanyar temps.

Les febleses més habituals:

– Desorganització del lloc de treball

– Ineficaç gestió documental

– Tecnologia insuficient o obsoleta

– Absència de mètodes o procediments de treball

els dos primers punts ens corresponen a tall individual (ordre i neteja) i els dos últims a l’organització (eines que ens han d’ajudar a millorar)

4 – Reunions ineficaces

Quan masses persones surten de les reunions sense tenir clar el motiu i l’objectiu, amb la percepció de que no s’ha preparat prou bé, però sobre tot de que es parla molt i es concreta poc, estem parlant del concepte de la “reunionitis”, on la primera decisió hauria de ser reduir el número de reunions i gestionar la resta molt millor ja sigui respecte dels temes a preparar com les persones que han de participar.

Detall de bones pràctiques en les que la preparació i conducció de les reunions es clau per aconseguir unes reunions eficaces i eficients:

– Començar i acabar puntualment (rigorosos en l’hora d’inici i final)

– Complir el temps i ordre assignats a cada punt del guió

– Evitar que les discussions es desviïn del tema

– Redactar el resum de la reunió

– Assegurar que les conclusions i decisions siguin clares per tots els presents, incorporant les dates i responsables de la seva execució

5 – Altres interrupcions

No treballem sols i en la mesura en que tenim un entorn complexa, ja sigui corporatiu, departamental o relacionat amb els actors que es relacionen amb la nostra empresa, suposa una interrelació que hem de saber gestionar amb empatia però considerant que el TEMPS ES NOSTRE i en aquest sentit les visites no previstes i els temps d’esper requereixen uns hàbits per minimitzar el seu impacte:

– Establir unes hores fixes per les consultes

– Disposar d’un filtre

– Concretar unes hores per no ser molestat (temps vermell)

– Atendre la visita de peu o establir un màxim de temps des de l’inici

– Saber dir que NO

– Si la visita es interna, millor fer-la en el despatx de l’altre

– Reforçar l’autonomia de les persones per evitar l’ intervenció del superior

Aconseguir optimitzar el temps disponible requereix entendre e interioritzar els conceptes descrits en els diferents posts i posar en marxa els nous hàbits tenint molt present que la habilitat només es conseqüència de la pràctica.