La gestió del temps té quatre eixos de treball: Visió de la vida, ordre, objectius clars i saber prioritzar, i a la vegada hi han uns enemics com son els lladres de temps, els Interns, es a dir, nosaltres mateixos i els externs.
En aquest post em centraré en els lladre interns perquè tot canvi d’hàbits sempre ha de començar per un mateix i en aquest sentit cal recordar l’expressió: “encara que res canviï, si jo canvio, tot canvia”
Hem crescut amb la cultura d’ aprofitar el temps però oblidem que per aconseguir els Objectius que ens proposem, la primera actitud amb la que devem afrontar la gestió del temps es que nosaltres som els únics PROPIETARIS DEL NOSTRE TEMPS, per lo que hem de combatre als lladres, com en la vida real, per ser més eficaços, més eficients i per descomptat viure amb més equilibri.
El primer lladre del nostre temps som nosaltres mateixos, o dit d’un altre manera ens deixem robar, per lo que hem de millorar els següents temes:
1 – Objectius indefinits
Em, refereixo als objectius globals de vida, sobre com vull compaginar la meva vida professional amb la familiar, el rol que té el JO, el nosaltres, i per descomptat els Objectius professionals, personals i d’empresa que deurien ajudar-me a prioritzar. Quant més clars tinguem els objectius, més fàcil serà organitzar-nos
2 – Planificació precària
Si EL TEMPS ES NOSTRE, hem de prioritzar en funció dels nostres objectius, tant professionals com personals, que volem assolir i això ens permetrà distingir:
- Lo important i urgent (prioritat màxima)
- Lo important y NO urgent (planificació)
- Lo poc important però urgent (delegació)
- Poc important i poc urgent (eliminar)
3 – Falta de motivació
Quan es dona aquesta circumstància, es evident que les persones centren el seu treball amb una orientació a la feina, perden perspectiva i per descomptat es desalineen del principi d’orientació a resultats que ha de ser la clau de tot I tots a l’empresa.
Per una millora radical, cal aprofundir i treballar les causes de la desmotivació i centrar-se a la vegada en objectius de millora aplicant els principis de priorització sobre la base del 20/80 (20% de poques coses que generen el 80% de valor), que ajudaran a millorar l’autoestima, generar valor i reconeixement.
4 No SABER DIR QUE NO
Aquest es un problema molt comú que cal gestionar amb naturalitat i empatia. Si ho acceptem tot i no sabem dir que NO, permetem que ens robin el nostre temps i en certa manera ens faltem al respecte nosaltres mateixos
Saber dir que no amb empatia ens enriqueix, augmenta la qualitat de la nostra vida i sobre tot no empitjora la relació amb els demés.
La paraula clau es empatia perquè cada cas es diferent i per raons òbvies està clar que no podem dir que no a seques, sense més, sinó que hem de saber:
– Posposar la resposta, negociar el temps considerant les nostres necessitats
– Donar un SI però NO, es a dir, ara NO, però més tard et puc ajudar
– Trobar el punt positiu del NO
i tenir sempre com argument bàsic la força de la pròpia responsabilitat i els objectius personal que om ha d’assolir..
Convé recordar que la habilitat només s’aconsegueix amb la pràctica
5 – Hàbit de MULTITASCA
Encara que la multitasca ens ve condicionada pels fets, que son els que tractem d’evitar, és una mala pràctica que en el Balanç final ens aporta molta ineficiència i molt poca eficàcia doncs perdem precisió, profunditat en al reflexió i per descomptat redueix el nivell d’atenció,
Per lluitar contra aquest mal hàbit, el imaginari de que EL TEMPS ES NOSTRE i de que volem complir els nostres objectius ens ajudaran a implantar nous hàbits com el de la “tècnica Pomodoro de Francesco Cirillo” en el que a partir d’una llista prioritzada de treballs que hem de fer, apliquem el principi de dividir el treball en períodes de 25 minuts, en els que no hi ha d’haver interrupcions de cap tipus i posteriorment una pausa de cinc minuts i per cada quatre Pomodoros, la pausa serà superior.
Aquesta tècnica permet augmentar la productivitat del nostre treball i obliga a canviar altres hàbits, com son les interrupcions del telèfon mails, etc., incorporant altres hàbits de treball que permetin compatibilitzar amb la filosofia de la tècnica Pomodoro.
6 -Procrastinació
En concret es l’acció o hàbit d’ajornar activitats o situacions que s’han d’atendre o fer, substituint-les per d’altres més agradables o irrellevants.
El concepte té diferents graus, des el més comú en el que tots ens hi podem reconèixer doncs hi han coses que ens agraden més que d’altres, fins a l’extrem de la paràlisis pel anàlisis per la por al fracàs.
L`hàbit clau es l’acció ràpida de petites noves coses i la celebració del microèxit. Això ens ha de portar a reforçar la planificació amb objectius assolibles, treballar la priorització i preparar molt bé els materials o informacions necessàries per assegurar l’èxit del treball a realitzar.
Cal tenir present que per cada minut de bona planificació, t’estalvies 10 minuts de temps
El resum es que la gestió del temps és una gran oportunitat per millorar l’eficàcia i la nostra eficiència i tal com deia el professor Drucker, “qui no sap administrar el seu temps, no sap administrar res”
